Projekt Dienstmanager
Mit dem Dienstmanager lässt sich der eigene Militärdienst einfach online, jederzeit und von überall verwalten.
Auftraggeber:
Schweizer Armee, Chef der Armee
Auftragnehmer:
Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT)
APP, ZEIX, IPT
Einstiegsseite:
Armee.ch/DIM
Zahlen zum Dienstmanager |
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171’000 User und Userinnen (seit August 2023) |
30’857 eingegebene Dienstverschiebungen (seit August 2023) |
145'349 eingereichte Urlaubsgesuche (seit Juli 2024) |
Ziel
Der Dienstmanager löst das analoge Dienstbüchlein am 1. Juni 2026 ab und bietet den Angehörigen der Armee eine Plattform, um ihren Dienst flexibel zu verwalten. Immer mehr analoge Prozesse werden analysiert, digitalisiert und laufend im Dienstmanager zur Verfügung gestellt. Diese zentrale Plattform erleichtert nicht nur den Milizangehörigen das Leben, sondern entlastet auch die Verwaltung.
Beschreibung des Projekts:
Das Dienstbüchlein ist seit über 150 Jahren das administrative Herzstück der Schweizer Soldatinnen und Soldaten. Alle Angehörigen der Armee können darin ihren militärischen Lebenslauf einsehen und die geleisteten Dienste, Ausbildungen und Auszeichnungen sind darin festgehalten.
Mit der Initiierung des Parlaments, das Dienstbüchlein abzulösen, wurde der Dienstmanager entwickelt. Darin sind nicht nur die Daten aus dem Dienstbüchlein ersichtlich, sondern verschiedene zuvor analoge Prozesse können nun online erledigt werden.
Im Dienstmanager können Angehörige der Armee ihren Dienst einsehen und verwalten. Sie sehen ihre Militärkarriere, geleistete und anstehende Dienste, persönliche Daten, Ausrüstung sowie Notfallkontakte. Sie können zudem ihr ÖV-Ticket verknüpfen, Dienstverschiebungen beantragen, Urlaubsgesuche stellen und der Marschbefehl wird ihnen digital zur Verfügung gestellt. In der dazugehörigen App können sie sich offline ausweisen.
Für Stellungspflichtige vor dem Orientierungstag und der Rekrutierung stehen ausserhalb des Login-Bereichs des Dienstmanagers drei digitale Tools zur Verfügung: Der Team-Finder, Function-Finder und RS-Planer unterstützen bei der Orientierung, Funktionswahl und Planung der Rekrutenschule. Die Stellungspflichtigen erhalten am Orientierungstag das Login zum Dienstmanager und können danach ihren Wunschzeitpunkt der RS direkt aus dem RS-Planer eintragen.
Hauptmerkmale
Einfache Handhabung und Benutzerfreundlichkeit
Der Dienstmanager ist mobil optimiert, kann aber auf jedem Gerät mit Internetzugang genutzt werden. Er ist leicht zu bedienen und bietet eine intuitive Oberfläche, die es allen Nutzer und Nutzerinnen ermöglicht – unabhängig von ihrer technischen Erfahrung – ihn zu bedienen.
Zentrale, verlässliche Informationsquelle
Der Dienstmanager ist direkt mit den diversen Quellsystemen der Verwaltung verbunden, was die Anzahl von Fehlern deutlich reduziert und die Datenhoheit respektiert. Durch die direkte Verbindung werden unleserliche, versehentliche oder doppelte Einträge vermieden, sodass die Datenqualität gewährleistet ist.
Digitaler Weg ohne Medienbrüche
Die Integration mit den Quellsystemen eliminiert den Medienbruch, der bisher durch das Dienstbüchlein oder durch Briefsendungen für Urlaubs- und Dienstverschiebungen sowie Ausbildungsgutschriften entstanden ist. Gesuche werden nun direkt in das System eingegeben und die Bearbeitungszeit für die Verwaltung sowie die militärischen Kommandanten und Kommandantinnen verkürzt sich deutlich. Die Nachvollziehbarkeit für alle Stellen, insbesondere der Angehörigen der Armee, wird dadurch optimiert.
Hohe Verfügbarkeit
Milizangehörige können persönliche Daten und Gesuche orts- und zeitunabhängig verwalten.
Optimierte und geführte Prozesse
Die Prozesse wurden grundlegend überarbeitet und optimiert, um eine effiziente und benutzerfreundliche Erfahrung zu bieten. Durch die intuitive Eingabemaske werden Nutzer und Nutzerinnen schrittweise durch den Prozess geführt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente korrekt eingegeben sind.
Erweiterbarkeit
Der Dienstmanager wurde ursprünglich für die Miliz entwickelt, die Plattform wird ab Februar 2026 auch vom Zivilschutz übernommen und angepasst.
Zusammenfassung für die Kategorien
- Productivity
Vermeidung von Medienbrüchen und Optimierung der Nachvollziehbarkeit
Das manuelle Übertragen von Daten ist nicht mehr notwendig. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und erhöht damit die Datenqualität sowie die Nachvollziehbarkeit. Der Datenaustausch zwischen den Systemen erfolgt über APIs.Erhöhen der Datenqualität
Die Angehörigen der Armee selbst haben bereits mehr als 400'000 Korrekturen von Dateninhalten veranlasst.Vereinfachte Zusammenarbeit
Gesuche werden automatisch triagiert: Kantone erhalten beispielsweise nur noch Gesuche, die sie tatsächlich bearbeiten müssen.Geführte Prozesse
User und Userinnen werden bei der Eingabe von Gesuchen geleitet und reichen so notwendige Daten einfacher und vollständiger ein. Dadurch wird der Aufwand reduziert, Gesuche zu verschicken und die Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung sowie den militärischen Kommandanten und Kommandantinnen wird gestärkt.Bearbeitungszeiten reduziert
Die Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert: von einigen Tagen oder sogar Wochen auf wenige Stunden oder Tage. Der Postprozess und die Medienbrüche fallen weg und der Aufwand reduziert sich.Entlastung der Kommandantinnen und Kommandanten
Kommandanten und Kommandantinnen können Marschbefehle und Beilagen digital versenden und das Verpacken von Briefen, oft am Wochenende, fällt weg.Zentrale Plattform
Klare und strukturierte Übersicht: Alle Informationen sind an einem Ort zentral zusammengefasst. Die Eingabe von Dienstverschiebungen, Urlaubsgesuchen und Ausbildungsgutschriften wird vereinfacht und die Suche nach Formularen entfällt. Die Angehörigen der Armee werden über ihre gesamte Dienstzeit, vom Orientierungstag bis zum Abgeben, begleitet. Weiter sind alle Informationen im Dienstmanager jederzeit und von überall einsehbar; Eingaben können orts- sowie zeitunabhängig erfolgen. - Public Value
Der Dienstmanager schafft konkreten gesellschaftlichen Mehrwert, indem er für hunderttausende Angehörige die Dienstverwaltung vereinfacht.
Reduzieren von administrativen Hürden
Der Dienstmanager reduziert administrative Hürden, schafft Transparenz und ermöglicht es den Dienstleistenden, ihren Beitrag zur Gesellschaft besser planbar zu machen und stressfreier zu leisten.Ordnung und Übersicht
Ein einziger digitaler Zugang ersetzt zahlreiche papierbasierte Prozesse, Rückfragen, manuelle Abgleiche und Medienbrüche. Informationen sind transparent einsehbar, aktuell und nachvollziehbar.Modernisierung der Dienstverwaltung
Der Dienstmanager ist keine reine Digitalisierung bestehender Formulare, sondern ein Neudenken des Zugangs zu Verwaltung und militärischen Kommandanten und Kommandantinnen aus Nutzersicht.
Er kombiniert staatliche Verlässlichkeit mit moderner, mobiler Nutzung und übersetzt komplexe Verwaltungslogik in eine verständliche, alltagstaugliche Web-Anwendung.Sicherheit
Als Anwendung des Bundes erfüllt der Dienstmanager hohe Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Informationsschutz.
Gleichzeitig bleibt die Anwendung zugänglich und verständlich, auch für Nutzer und Nutzerinnen mit unterschiedlichem digitalem Vorwissen.
Sicherheit wird nicht als Hürde umgesetzt, sondern als integrierter Bestandteil einer vertrauenswürdigen Nutzererfahrung.Weiterentwicklung
Das Feedback aus der Nutzung wird systematisch in die Weiterentwicklung eingebunden, wodurch ein dialogischer, lernender Service entsteht. - Technology
Der Dienstmanager basiert auf einer modernen, cloud-nativen Technologiearchitektur, die Skalierbarkeit, Sicherheit und langfristige Weiterentwicklung ermöglicht. Durch modulare Systeme, automatisierte Qualitätssicherung und hohe Betriebsstabilität ist die Plattform technisch zukunftsfähig und nachhaltig ausgelegt.
Moderne Architektur
Der Dienstmanager basiert auf einer cloud-nativen Microservice-Architektur. Sie ist skalierbar, resilient und für den langfristigen Betrieb ausgelegt.Zukunftssichere Plattform
Durch den Einsatz von Microservices, Microfrontends und WebComponents ist die Plattform modular aufgebaut und technologieunabhängig weiterentwickelbar.Hohe Robustheit
Ein asynchroner Event Bus bildet die Kommunikationsbasis zwischen den Systemen. Dadurch bleibt die Plattform stabil, auch bei hoher Last oder Teilausfällen.Klare Datenverträge
Versionierte Datenmodelle sorgen für saubere Schnittstellen, Interoperabilität und kontrollierte Weiterentwicklung.DevOps by Design
Die Infrastruktur wird automatisiert und reproduzierbar betrieben. Ein durchgängiger Build- und Deployment-Prozess stellt Konsistenz und Sicherheit über alle Umgebungen sicher.Qualitätssicherung
Automatisierte Tests, Lasttests sowie kontinuierliche Code- und Sicherheitsanalysen gewährleisten eine hohe Zuverlässigkeit und Performance.API-First-Ansatz
Klare, dokumentierte Schnittstellen ermöglichen einfache Integration und fördern eine nachhaltige Weiterentwicklung des Ökosystems.Mobile-optimiertes Frontend
Das Frontend folgt einer Mobile-First-Strategie und bietet eine konsistente, responsive Nutzung auf allen Endgeräten.Intuitive Benutzerführung
Geführte Prozesse und eine eigene Komponentenbibliothek sorgen für eine verständliche und konsistente Bedienung.Sicherheit als Grundprinzip
Die Authentifizierung erfolgt über etablierte Identitätslösungen der Digitalen Verwaltung Schweiz. Zugriffe sind fein granular geregelt und nachvollziehbar.Nachvollziehbarkeit ohne Mehraufwand
Benutzeraktionen werden systemisch protokolliert, ohne klassische, wartungsintensive Audit-Logs.Sauberes Datenmanagement
Eine zentrale Portallösung mit synchronisierten Quellsystemen stellt Datenkonsistenz sicher und vermeidet Redundanzen. - User Experience
Der Dienstmanager ist konsequent nutzerzentriert gestaltet.
Informationen sind klar strukturiert, priorisiert und ohne Fachjargon aufbereitet. Die Anwendung ist ohne Schulung nutzbar und orientiert sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Zielgruppen.Benutzerfreundlichkeit
Der Dienstmanager ist intuitiv bedienbar und ohne Schulung verständlich. Die User Experience ist bewusst einfach und klar gehalten.Zentrale Informationsquelle
Alle dienstrelevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt und jederzeit online abrufbar.Mobile First
Die Web-Applikation ist für mobile Nutzung optimiert und auf reale Alltagssituationen ausgerichtet.Zielgruppengerechte Umsetzung
Die User Experience ist auf eine sehr heterogene Zielgruppe abgestimmt – unterschiedliche Altersgruppen, digitale Vorkenntnisse und Nutzungshäufigkeiten.Nutzerzentrierte Entwicklung
User-Tests begleiten die Entwicklung und stellen ein nutzerorientiertes Erlebnis sicher. Die Entwicklung basiert auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer und Nutzerinnen.Feedback-Kultur
Feedback und Inputs der Nutzer und Nutzerinnen werden aktiv aufgenommen und in die Weiterentwicklung integriert.Vielfalt der Perspektiven
Im Projekt sind unterschiedliche Sichtweisen vertreten – von Milizsoldaten und -soldatinnen bis zum Berufsmilitär und den Kantonen.Fehlervermeidung
Klare Hinweise, verständliche Sprache und geführte Prozesse minimieren Fehlbedienung.Übersicht
Nutzer und Nutzerinnen sehen jederzeit, welche Daten hinterlegt sind, welchen Status ihre Gesuche haben und was aktuell relevant ist. Das schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen.